Rôle : Mettre en place un système de suivi-évaluation pour mesurer l’impact et favoriser l’apprentissage. Responsabilités : a) Elaborer un cadre logique ou une théorie du changement de la communauté. b) Définir et suivre les indicateurs d’apprentissage et de performance. c) Concevoir et gérer les outils de collecte et d’analyse de données. d) Mener des évaluations régulières. e) Collecter les retours des membres. f) Produire des rapports de performance et de capitalisation. g) Organiser des revues d’apprentissage et de rétroaction. h) Renforcer les capacités des membres sur le SERA. 5.9. Chargé.e de l’appui administratif : Rôle : Assurer la gestion efficace des aspects administratifs liés aux activités de la communauté, en soutien à l’équipe de coordination et aux autres membres. Responsabilités : a) Gérer les correspondances, convocations, comptes rendus et documents administratifs. b) Assurer la tenue à jour des dossiers des membres et des partenaires. c) Préparer et archiver les documents contractuels (protocoles d’accord, notes internes, rapports). d) Appuyer la rédaction de rapports narratifs et administratifs. e) les échéances et obligations administratives liées aux projets ou financements en cours.10 ESyS, catalyseur des systèmes de santé apprenants en Guinée et en Afrique 5.10. Chargé.e de l’appui logistique : Rôle : Assurer la gestion efficace des logistiques liés aux activités de la communauté, en soutien à l’équipe de coordination et aux autres membres. Responsabilités : a) Organiser la logistique des réunions, ateliers, formations et événements (réservation de salle, matériel, restauration, hébergement, transport). b) Gérer les fournitures et équipements de la communauté. c) Soutenir la gestion des plateformes numériques (accès des membres, suivi des inscriptions, etc.). d) Coordonner les envois, livraisons et autres services logistiques liés aux activités. 5.11. Chargé.e de l’appui financier : Rôle : Assurer la gestion efficace des aspects financiers liés aux activités de la communauté, en soutien à l’équipe de coordination et aux autres membres. Responsabilités : e) Appuyer l’élaboration des budgets prévisionnels en lien avec les activités planifiées. f) Suivre les dépenses et les justificatifs selon les procédures internes ou des bailleurs. g) Tenir à jour les registres comptables de base (petite caisse, dépenses journalières, etc.). h) Préparer des rapports financiers intermédiaires et finaux pour les bailleurs i) Veiller à l’application des règles de transparence et de redevabilité financière. 5.12. Chargé.e du renforcement de capacités des ESyS : Rôle: Concevoir, mettre en œuvre et évaluer des initiatives de formation et d’apprentissage visant à améliorer les connaissances, compétences et aptitudes des membres de la communauté dans des domaines clés du système de santé. Responsabilités: a) Analyse des besoins en renforcement de capacités ▪ Identifier les lacunes de compétences, de connaissances et d’aptitudes des memb
Contexte et justification La communauté ESyS est une communauté qui fonctionne au format hybride, en combinant les attributs d’une communauté de pratique (apprentissage entre les pairs) et ceux d’un think tank (réflexion stratégique). Elle constitue un réseau multidisciplinaire de plus de 100 experts guinéens et africains composé de chercheurs, d’enseignantschercheurs, de praticiens cliniques et de santé publique, de gestionnaires/managers, de décideurs politiques et de jeunes professionnels. Vision de la communauté : Devenir un catalyseur de systèmes de santé apprenants, où l’apprentissage continu alimente les pratiques, les stratégies et les politiques de santé en Guinée et en Afrique. A travers des échanges structurés, des réflexions collectives et l’utilisation des données probantes, la communauté ESyS vise à renforcer les capacités individuelles et institutionnelles, pour une amélioration durable de la performance des systèmes de santé. But : Contribuer au renforcement (durable) du système de santé en Guinée et des systèmes de santé d’autres pays en Afrique, en facilitant une dynamique d’apprentissage collectif, la co-production et l’utilisation des connaissances pour orienter les pratiques, les stratégies et les politiques de santé. Objectif général : Promouvoir une culture d’apprentissage, de collaboration et d’utilisation des connaissances au sein du système de santé, en facilitant les échanges entre chercheurs, praticiens et décideurs pour améliorer les politiques, les pratiques et les stratégies de santé en Guinée et en Afrique. En d’autres termes, il s’agit de renforcer les liens entre savoirs, pratiques et décisions pour faire progresser un système de santé plus performant, équitable et fondé sur les données probantes. Objectifs spécifiques : 1) Faciliter l’apprentissage collectif : Favoriser les échanges de connaissances, d’expériences et de pratiques entre chercheurs, professionnels de santé, décideurs et acteurs de la société civile pour stimuler l’intelligence collective.4 ESyS, catalyseur des systèmes de santé apprenants en Guinée et en Afrique 2) Renforcer les capacités individuelles et institutionnelles : Appuyer le développement continu des compétences en matière d’analyse, de production, de traduction et d’utilisation des données probantes pour la prise de décision en santé. 3) Contribuer à l’amélioration des politiques et des stratégies de santé : Mobiliser l’expertise collective pour co-produire des solutions, formuler des recommandations fondées sur les évidences, et influencer positivement les orientations stratégiques du système de santé. 4) Documenter et valoriser les apprentissages : Assurer la capitalisation, la diffusion et la valorisation des savoirs issus des innovations, initiatives locales et dynamiques d’apprentissage, au service de la transformation du système de santé. Comité de coordination : La communauté ESyS est dirigée par un comité de coordination de 28 experts guinéens et africains organisés au tour des postes suivants : Conseillers, coordinateur (facilitateur principal), spécialiste IT, chargé.e de la mobilisation des ressources, chargé.e des partenariats et des relations extérieures, animateur.rice, chargé.e de la communication, responsable suivi, évaluation, redevabilité et apprentissage (SERA), chargé.e de l’appui administratif, chargé.e de l’appui logistique, chargé.e de l’appui financier, chargé.e du renforcement de capacités des ESyS et facilitateur.trices des groupes thématiques Le comité de coordination est mis en place pour animer, orienter et assurer la cohérence des activités de la communauté ESyS.
Objectif général Coordonner et faciliter le bon fonctionnement de la communauté ESyS, en assurant l’animation, la mobilisation des membres, et la mise en œuvre des activités convenues.
Mandat spécifique Le comité de coordination est chargé de : a) Concevoir et développer la théorie du changement de la communauté b) Développer le plan stratégique ou plan d’action de la communauté5 ESyS, catalyseur des systèmes de santé apprenants en Guinée et en Afrique c) Organiser et animer les réunions, webinaires, ateliers et forums de la communauté. d) Assurer la communication interne et externe de la communauté (bulletins, notes d’information, compte-rendus, réseaux sociaux, etc.). e) Faciliter la capitalisation et la diffusion des apprentissages issus des travaux de la communauté. f) Appuyer la mobilisation des ressources humaines, techniques et financières. g) Établir des partenariats stratégiques avec d’autres communautés, institutions académiques, institutions politiques, ou agences de développement. h) Assurer la formation ou le renforcement de capacités des membres (ex: experts juniors) i) Suivre et évaluer les résultats de la communauté. j) Apprendre et adapter la théorie de changement et les stratégies d’intervention k) Favoriser l’innovation et les bonnes pratiques en encourageant l’expérimentation de nouvelles approches et la diffusion des pratiques ayant fait des évidences.
Rappels : attributions d’un facilitateur/Compétences
Ajustements en cours § Responsables/facilitateurs § Documentation (rapports, guide de soumission des communications) § Nécessité et délai de Soumission du rapport mensuel à temps
Divers § Fonctionnement des groupes thématiques § Nouveaux inscrits à la communauté (intégration dans les groupes thématiques) § Engagement et participationDéroulement de la réunion La réunion s’est déroulée comme suit :
Le Rappel des responsabilités et des compétences attendues des facilitateurs Un rappel a été fait sur les rôles, les qualités et les compétences nécessaires pour assurer une bonne facilitation d’un groupe thématique (par le Coordinateur ESyS, président de la séance).
Ajustement en cours dans certains groupes thématiques § Des ajustements sont en cours dans deux groupes thématiques : o Vaccination/préparation et réponses aux urgences : désignation d’un co-facilitateur (Dr Mamadou Macky Sy). o Politiques et systèmes de santé/changement climatique : discussions en cours § Des ajustements pourraient aussi touchés les autres groupes thématiques. § Pour le rapportage mensuel, les facilitateurs doivent continuer à renseigner et transmettre les rapports au plus tard le 5 de chaque mois.
Plateforme DISCORD Pour les réunions, le retour à Zoom a été validé, en raison des difficultés rencontrées avec DISCORD (difficulté d’accès, mise à jour spontanée de l’application, difficulté de partage d’écran, etc.). Additionnellement, pour favoriser la participation des nouveaux inscrits aux réunions, zoom est mieux indiqué pour le moment.
Génération du lien Zoom Il a été demandé aux facilitateurs de contacter le Responsable IT (Dr Nina Zoumanigui) pour la génération des liens Zoom à l’avenir.
Divers 5.1. Fonctionnement des groupes thématiques Des recommandations organisationnelles ont été formulées : § Fixer à l’avance les jours et heures récurrents des réunions (ex. chaque premier jeudi du mois). § Éviter de proposer des dates à la volée pour faciliter la participation et la planification individuelle. § Tenir compte des contraintes professionnelles et familiales des membres. § Créer des sous-groupes thématiques selon les expertises internes. § Chaque sous-groupe produit une communication à partager et à valider avec la coordination ce qui permet une production plus régulière et collective. § Identifier et exprimer les besoins de formation (ex : communication efficace – « focus actuel pour les groupes », revue rapide/de portée ou systématique, rédaction scientifique, analyse de données, etc.). § Inventorier les expertises des membres afin de contribuer au renforcement de capacités des membres.§ Explorer les possibilités de collaboration avec d’autres institutions nationales ou internationales. § Favoriser les échanges d’expériences entre les différents groupes thématiques. 5.2. Nouveaux inscrits à la communauté (intégration dans les groupes thématiques) § Il a été rappelé aux facilitateurs d’ajouter à leurs groupes respectifs les nouveaux inscrits dont la liste a été partagée avec eux par le Coordinateur ESyS. § Il a été demandé à chaque facilitateur de groupe thématique d’ajouter la Responsable d’appui administratif (Dr Makany Sangaré) comme administratrice dans tous les groupes thématiques, afin de faciliter l’intégration des nouveaux membres dans les différents groupes thématiques à l’avenir. 5.3. Engagement et participation
Malgré un grand nombre d’adhérents aux groupes thématiques, le taux de participation aux activités reste faible.
Il a été souligné la nécessité de renforcer le respect de l’heure et de l’engagement des membres.
Une réflexion est en cours pour revoir l’appartenance de certains membres à plusieurs groupes thématiques. Le sujet sera réexaminé par le comité de réflexion pour une décision définitive. La réunion s’est conclue par des remerciements à tous les participants et la proposition d’établir un calendrier de rencontres régulières entre la coordination et les membres du comité pour assurer un meilleur suivi des activités. Fin de la réunion : 13h00
