COMPTE RENDU
Ordre du jour
- Rappels : attributions d’un facilitateur/Compétences
- Ajustements en cours
§ Responsables/facilitateurs
§ Documentation (rapports, guide de soumission des communications)
§ Nécessité et délai de Soumission du rapport mensuel à temps - Plateforme DISCORD
§ Difficultés
§ Alternatives
§ Réunion (retour à zoom) - Génération du lien Zoom (Responsable IT)
- Divers
§ Fonctionnement des groupes thématiques
§ Nouveaux inscrits à la communauté (intégration dans les groupes thématiques)
§ Engagement et participationDéroulement de la réunion
La réunion s’est déroulée comme suit : - Le Rappel des responsabilités et des compétences attendues des facilitateurs
Un rappel a été fait sur les rôles, les qualités et les compétences nécessaires pour assurer une
bonne facilitation d’un groupe thématique (par le Coordinateur ESyS, président de la séance). - Ajustement en cours dans certains groupes thématiques
§ Des ajustements sont en cours dans deux groupes thématiques :
o Vaccination/préparation et réponses aux urgences : désignation d’un co-facilitateur
(Dr Mamadou Macky Sy).
o Politiques et systèmes de santé/changement climatique : discussions en cours
§ Des ajustements pourraient aussi touchés les autres groupes thématiques.
§ Pour le rapportage mensuel, les facilitateurs doivent continuer à renseigner et
transmettre les rapports au plus tard le 5 de chaque mois. - Plateforme DISCORD
Pour les réunions, le retour à Zoom a été validé, en raison des difficultés rencontrées avec
DISCORD (difficulté d’accès, mise à jour spontanée de l’application, difficulté de partage
d’écran, etc.). Additionnellement, pour favoriser la participation des nouveaux inscrits aux
réunions, zoom est mieux indiqué pour le moment. - Génération du lien Zoom
Il a été demandé aux facilitateurs de contacter le Responsable IT (Dr Nina Zoumanigui)
pour la génération des liens Zoom à l’avenir.
- Divers
5.1. Fonctionnement des groupes thématiques
Des recommandations organisationnelles ont été formulées :
§ Fixer à l’avance les jours et heures récurrents des réunions (ex. chaque premier
jeudi du mois).
§ Éviter de proposer des dates à la volée pour faciliter la participation et la
planification individuelle.
§ Tenir compte des contraintes professionnelles et familiales des membres.
§ Créer des sous-groupes thématiques selon les expertises internes.
§ Chaque sous-groupe produit une communication à partager et à valider avec la
coordination ce qui permet une production plus régulière et collective.
§ Identifier et exprimer les besoins de formation (ex : communication efficace –
« focus actuel pour les groupes », revue rapide/de portée ou systématique,
rédaction scientifique, analyse de données, etc.).
§ Inventorier les expertises des membres afin de contribuer au renforcement de
capacités des membres.§ Explorer les possibilités de collaboration avec d’autres institutions nationales ou
internationales.
§ Favoriser les échanges d’expériences entre les différents groupes thématiques.
5.2. Nouveaux inscrits à la communauté (intégration dans les groupes thématiques)
§ Il a été rappelé aux facilitateurs d’ajouter à leurs groupes respectifs les nouveaux
inscrits dont la liste a été partagée avec eux par le Coordinateur ESyS.
§ Il a été demandé à chaque facilitateur de groupe thématique d’ajouter la
Responsable d’appui administratif (Dr Makany Sangaré) comme administratrice
dans tous les groupes thématiques, afin de faciliter l’intégration des nouveaux
membres dans les différents groupes thématiques à l’avenir.
5.3. Engagement et participation
- Malgré un grand nombre d’adhérents aux groupes thématiques, le taux de participation
aux activités reste faible. - Il a été souligné la nécessité de renforcer le respect de l’heure et de l’engagement des
membres. - Une réflexion est en cours pour revoir l’appartenance de certains membres à plusieurs
groupes thématiques.
Le sujet sera réexaminé par le comité de réflexion pour une décision définitive.
La réunion s’est conclue par des remerciements à tous les participants et la proposition
d’établir un calendrier de rencontres régulières entre la coordination et les membres du
comité pour assurer un meilleur suivi des activités.
Fin de la réunion : 13h00
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